상거래상 서류관리가 채권회수의 기본이다(2)

상거래상 서류관리가 채권회수의 기본이다(2)

 

 

.거래처 원장(매출원장) 또는 납품서

 

거래처원장(매출원장) 및 납품서는 매출과 관련하여 매우 중요한 문서입니다.

특히 거래처와의 검수 작업이 완료 되면 검수 자로부터 상품납품에 이상유무를 확인 받아 납품서 또는 거래처원장 상에 날인을 받아오는 것이 정상입니다.그러나 현실적인 이유로 이를 이행하는 담당자 및 강조하는 사업자가 많이 없는것도 사실입니다.하여 개인사업자 또는 법인의 관련담당자들이 다음과 같은 사항을 성실히 이행하고 있는 지 확인해 보는 것도 좋겠습니다 

 

 

 

가.점검사항

 

1)영업담당자 또는 물품운반자가 명확히 확인자 란에 서명을 받아 오고 있는가?

2)현장에서 검수하는 것을 실제 확인하고 날인을 받아 오는가?

3)날인이 실제 거래처에 책임 있는 자가 해준 것을 받아온 것인가?

4)서명으로 받아 온 것이 실제 거래처의 책임 있는 담당자 또는 대표자가 직접 해준 것인가?

 

 

이는 실무 상 실제 체크를 해보면 좋을 사항으로 영업담당자들은 거래처의 신뢰관계유지를 위해 대부분 중요하지 않게 여기고 넘어가거나 이를 지시하는 회사 담당자들은 허위 또는 책임 없는 자를 통해 서명 또는 날인을 받아 오거나 담당자가 직접 서명 또는 날인을 하는 경우가 빈번히 발생합니다.

 

문제가 되는 점은 추후 분쟁 발생시 이며 계약서가 없는 경우 해당 문서와 세금계산서상 금액 등이 일치 하는 경우 거래처에서는 허위주장을 할 수 없으나 일부 거래처에서는 이를 악용하여 금액이 맞지 않는다던가 반품을 했는데 처리가 안되어 있음을 주장하며 잔고에 대한 불인정을 하는 사례도 발생하게 됩니다.

 

 

 

나.서명방법

 

서명을 받는 방법에 대해서 자세히 알아보고 영업담당자들에게 정상적인 서명을 받는 방법을 교육하여 추후 분쟁발생 시 거래처로부터 유리한 입장이 될 수 있도록 하여야 합니다.

서명이라는 것은 추후 문제가 발생하였을 경우 그 당시 검수한 담당자가 명확히 누구인지를 신속히 파악 할 수 있어야 합니다.소송진행시 이러한 잘못된 서명 때문에 이를 소명해야 할 경우가 발생하곤 하는데 이처럼 명확하지 않을 경우 당시 담당자 및 서명자를 확인함에 있어 어려움이 따르게 됩니다.

 

 

그러므로 아래와 같이 명확히 알아 볼 수 있는 정자체로 서명을 쓰고 서명 또는 날인을 받아올 수 있도록 하여야 합니다

 

 

.대리인이 서명 또는 날인을 하는 경우의 방법

 

대표자가 없는 경우 대리인이 날인을 하는 경우가 종종 발생합니다.이 경우 추후 분쟁 발생시 대표자가 이를 부인하지 못하도록 사전에 조치를 하여야 하는데 다음과 같이 진행을 하면 효과적입니다

 

즉,책임 있는 자(지배인,정규직 직원 등)로 하여금 대리인 및 관계를 기재하도록 하고 날인 또는 서명을 받아오면 추후 이의를 제기할 가능성이 낮아집니다.