상거래상 서류관리가 채권회수의 기본이다(3)

상거래상 서류관리가 채권회수의 기본이다(3)

 

 

 

잔고확인서

 

가.정의 및 필요성

 

잔고확인서는 거래처와 매월 마감일을 기준으로 거래금액에 대한 확인 및 날인을 받아 수취해 놓는 문서로써 추후 상호간의 거래금액에 대한 이견을 사전에 방지하기 위한 수단입니다.

 

즉,잔고확인서는 당사자 간의 잔고를 매월 정산해 봄으로써 해당월에 채권을 확정해 놓은 의미가 있습니다.추후 채무자가 잔고 차를 주장하며 미 입금을 하거나 분쟁이 발생하는 경우 채무자가 이의를 제기하지 못하도록 하기 위한 목적과 함께,채권 정산관련 채권 액에 문제 없음을 상호 검증하는 중요한 절차이자 문서가 됩니다.

 

 

나.대리인과의 잔고확인

 

1)대표자가 없을 경우

원칙은 대표자와 자료를 보며 정산을 하여 대표자의 기명날인을 받아 오는 것이 정석이나 대표자가 없거나 위임을 한 경우에는 지배인 또는 책임 있는 담장자(재무팀 등)이 자필기재하고 날인을 받아오면 됩니다.

 

*여기서 지배인이란 상법상 등기된 지배인을 말하며,날인한 자의 명함을 받아 상호명,직함,성명,주소,연락처 등을 확인하여 근무한 자임을 사전에 확보해 놓은 것이 실무상 매우 중요하며 이는  추후 분쟁 발생시 해당 명함을 소명자료로 제출하여 근무한 자임을 입증할 수 있습니다.*

 

 

 

 

ex)

 

잔고확인서

 

000주식회사는 김00으로부터 2020년 09월 30일까지 물품을 공급받고 변제한 금액에 대하여 다음과 같음을 확인 합니다.

2020년 08월 잔고	2020년 09월 매출액	2020년 09월 입금액	최종잔고
10,000,000원	5,000,000원	7,000,000원	8,000,000원

 

상기 기재된 금액에 대하여 이상이 없음을 확인하고 날인합니다.

 

2020년 10월05일

 

확인자 00주식회사 000 (인)

김00 귀중

 

 

 

 

 

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