상거래상 서류관리가 채권회수의 기본이다(1)

상거래상 서류관리가 채권회수의 기본이다(1)

 

 

(1)계약서

계약서는 당사자간의 거래를 함에 있어 필요한 권리와 의무를 규정하고 신의성실의 원칙을 준수하며 계약을 이행하는데 그 목적이 있는 바 실무상 분쟁발생 시 기준이 되므로 매우 중요한 문서라 할 수 있습니다.

 

일반적으로 중소기업에서는 구두로 합의하고 계약을 이행하는 경우가 많은데 실제로 분쟁이 생겼을 시 적극적으로 변론을 하지 못하는 이유도 계약서가 없기 때문이라 해도 관언이 아닐 것입니다.

 

하도급거래를 함에 있어서도 분쟁이 많이 발생하게 되는데 실제 공정거래위원회에 하도급관련 조정 또는 조사를 받으러 가면 가장 먼저 요구하는 사항이, 계약서의 유무관계 임을 보았을때 분쟁발생 시 계약서가 기초가 됨을 항상 숙지하여 계약서체결을 의무화하여야 할 것입니다.

 

 

그런데 이렇게 중요한 계약서를 제대로 작성하지 못하는 이유는 무엇일까,그 이유를 영업담당자등의 실무자들에게 물어보면

 

1)실무상 가벼운 거래를 하는데 누가 계약서를 작성하려 하나

2)계약서 쓰자고 하면 거래 안 한다고 하는데 그냥 거래해서 약간의 손해를 예상하고 매출을 하는 것이 낫다

3)계약서는 상호 귀찮고 신용으로 거래하는 거라 문제가 안 생길 것인데 왜 필요하냐 등의 답변을 하며

계약서에 대한 중요성을 무시한 채 어떻게든 생략하려고 하는 경향이 있습니다

 

 

그러나 위와 같은 생각을 가지고 거래를 하고 있거나 하려고 한다면 다음과 같이 한번 돌아보아야할 필요가 있는데요

 

1)구두계약도 계약이지만 진정으로 믿고 구두로 계약을 체결할 만한 거래처가 있는가?

2)진정으로 해당 거래처가 본인과 회사에 어떠한 피해도 주지 않을 것이라 믿을만한 근거가 있는가?

3)문제가 발생할 경우 모든 책임을 지고 회사를 그만두는 것만이 최선의 방법인가?

 

이외에도 거래관계에서 생각해보아야 하고 계약서를 작성해야만 하는 이유는 많겠지만,누구나 알고 있듯 공과 사를 명확히 해야 하는 것이 진리 일 것입니다.그럼으로 지금부터라도 가능한 경우 종이쪽지의 짧은 계약서라도 무조건 작성하려는 사고로 과감히 전환하고 계약서 체결을 의무화 해야 할 것입니다 .

 

 

2.세금계산서

부가가치세가 과세되는 재화나 용역을 공급한 일반과세사업자가 거래처로부터 공급가액 외에 부가가치세를 징수하고 그 징수 사실을 증명하기 위해 매월 교부하는 계산서를 말하는데,이는 매월 거래처원장의 금액과 일치해야 하며,세금계산서는 무조건 100%로 발행하는 것이 원칙입니다.

 

그러나 현실은 거래를 유지하기 위해 거래처에서 요구하는 금액으로 세금계산서를 발행해주는 경우가 있으며,추후 해당 자료로 인해 문제가 발생하는 경우 회사 및 개인에게 엄청난 파장과 책임이 따르므로 잠시 매출증진을 위해 허위적 금액으로 발행을 해주어서는 안되며,명확환 매출액으로 무조건 100%외에는 발행 해 줄 수 없음을 거래처에 안내하여야 할 것입니다(세금계산서는 분쟁 발생시 소명자료로써 매우 중요한 문서입니다)